T.C.

YERKÖY KAYMAKAMLIĞI

İmza Yetkileri Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL ESASLAR

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanım ve İlkeler

AMAÇ

Madde 1

            Bu yönergenin amacı, Yerköy Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum, kuruluş ve birimlerde Kaymakam adına imzaya yetkili makamları belirlemek, verilen yetkileri belli ilke ve usullere bağlamak, alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk duygusunu geliştirmek, üst makamlara düşünme, politika belirleme ve önemli konularda daha sağlıklı karar almak için zaman kazandırmak, bürokratik işlemleri kısaltarak hizmetlerde sürat ve verimliliği artırmaktır.

KAPSAM

Madde 2 – (1) Bu yönerge;  5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer mevzuat uyarınca Kaymakamlık ve bağlı kurumlara ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum ve kuruluşların yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde “Kaymakam adına” imza yetkisinin kullanılma şekli ve şartlarını kapsar.

            DAYANAK

            Madde 3 –

1. 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu.
2. 3152 sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun.
3. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
4. 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu
5. Valilik ve Kaymakamlık Birimleri, Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği.

            TANIMLAR

            Madde 4 –                  Bu Yönergede yer alan

            Kaymakamlık           :Yerköy Kaymakamlığını,

            Kaymakam               :Yerköy Kaymakamını

            Yazı İşleri Müdürü: :Yerköy Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü ifade eder.

            Birimler                      :Bakanlıkların, Genel Müdürlüklerin İlçe düzeyindeki kuruluşunu

Birim Amirleri          :Bakanlıkların veya Genel Müdürlüklerin İlçe Yönetimi İçinde Yer 

                                    Alan İdari Birimlerin Üst Görevlisini,(Müdürlerini-Amirlerini)

 YETKİLİLER:

Madde 5–
a) Kaymakam
b) Birim Amirleri
c) İlçe Yazı İşleri Müdürü

 İLKELER VE USULLER:

Madde 6- Bu yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilke ve esaslara uygun hareket edilir.

1. İmza yetkilerinin, sorumlulukla dengeli bir şekilde, tam ve doğru olarak kullanılması esastır.
2. İmza yetkisi devredilen her kademedeki yöneticiye sorumluluğu derecesinde aydınlatıcı bilgi verilir.
3. Yetki devri ile edinilen yetkiler Kaymakamlık Makamının onayı olmadıkça devredilemez.
4. Yetki devrine aykırı olarak yazılan yazılar hiçbir işlem yapılmadan ilgili kuruma iade edilir ve Kaymakamlık Makamına bilgi verilir.
5. Yetkiler sorumluluk anlayışı içerisinde yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanılacaktır.
6. Birim amirleri imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gereken hususlarda zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
7. Birim Amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan sorumlu olup, yazılar ara kademe amir ve personelin parafı alınmadan Makama imzaya sunulamaz.
8. Yetki Devri, Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisini ortadan kaldırmaz.
9. Kamu Kurum ve Kuruluşları kendilerine intikal eden dilekçelerin kaydını yaparak mevzuat gereği takibini yerine getirir.
10. Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere bilmesi gerektiği kadar açıklanır.
11. Kaymakam, ilçenin iş ve işlemlerini tümüyle, birim amirleri kendi teşkilatlarıyla ilgili olarak bilme hakkını kullanırlar.

SORUMLULUKLAR:

Madde 7 -

1. Birim amirleri bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından ve yönergeye göre hareket edilip edilmediğini kontrolden, birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve yapılan işlemlerden doğrudan Kaymakam’a karşı sorumludurlar.
2. Yazışmalarda 3071 sayılı Dilekçe Hakkının kullanılmasına Dair Kanun ile 4892 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ile diğer mevzuatta belirtilen sürelerde vatandaşların taleplerine cevap verilir. Gecikmelerden ilgili memur ve amirler müştereken sorumludur.
3. Birim Amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan tüm yazıların içeriğinden ve ilgililerce yapılacak paraflar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden ne suretle olursa olsun işlemsiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden sorumludur.
4. Tekide meydan verilmemesi için birimlerde, birim amirleri ile birlikte ilgili görevliler ortaklaşa sorumlu tutulacaklardır.
5. Yetkilinin bulunmadığı ya da izinli olduğu durumlarda vekili konumundaki görevli imza yetkisini kullanacak, yapılan iş ve işlemleri bilahare asıl yetki sahibine iletecektir.
6. Kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından, ilgili Birim Amirleri ve görevli memurlar sorumludur.
7. Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasında ve yönergeye göre hareket edilip edilmediğini kontrolden ilgili Amirler sorumludur.
8. Basına bilgi ve demeç verme hususunda ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak hareket edilecektir.

İKİNCİ BÖLÜM

İmza ve Onaylar

 KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR:

1. 1. 5442 sayılı Kanuna göre bütün yazışmalar İlçe Kaymakamı imzası ile doğrudan İl Makamına yazılır.
   2. İlçe görüş ve tekliflerinin bildirilmesi, görüş istenmesini içeren yazılar,
   3. Güvenlikle ilgili İlçenin emniyet ve asayişine ilişkin yazılar,
   4. Güvenliği etkileyen olaylarla, toplumsal olaylara yönelik hususlar, emirler ve raporlar.
   5. Haber alma işleri, genel asayiş, istihbarat ve milli güvenliği ilgilendiren konularda yapılacak yazışmalar.
   6. Adli ve askeri kuruluşlarla yapılan yazışmalar.
   7. Geçici görev yazıları,
   8. Taltif, tenkit ve ceza maksadı ile yazılan yazılar,
   9. Hazine Avukatlığı yetkileri saklı kalmak üzere, Kaymakamlık adına yargı mercileri (adli-idari) nezdinde açılacak davalara ilişkin dilekçeler ile dava dilekçelerine verilen cevapları ihtiva eden yazılar, savunma yazıları.
   10. Ödeme emirleri,
   11. Jandarma ve Emniyet teşkilatı aracılığı ile tebligat yapılması ile ilgili yazılı talimatlar,
   12. Kanun, tüzük ve yönetmelikle Kaymakama bırakılmış ve bu konuda yetki devri yapılmamış yazılar.
   13. Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü yazılar.

 KAYMAKAMIN ONAYINA BAĞLI İŞLEMLER VE KARARLAR:

1. Birim Amirlerinin her türlü izin onayları
2. Birim Amirlerine vekâlet edeceklerin onayları,
3. Kamu görevlilerinin görevden uzaklaştırma ve iade onayları,
4. Kaymakam tarafından gerekli görülen inceleme ve soruşturmaya ait onaylar,
   Kamulaştırma ile ilgili onaylar,
5. Birimler arası personel görevlendirilmesine dair onaylar,
6. Gayrimenkul kiralanmasına dair onaylar,
7. Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği diğer onaylar, (işlemler, kararlar, öneriler vb.)
8. 3091 sayılı Taşınmaz Mal zilyetliğine yapılan tecavüzlerin önlenmesi hakkında Kanun ile ilgili kararlar,
9. 4483 Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun’a göre araştırma, ön inceleme yapılması karar verilmesi ve karar verilmesine ait onaylar ile disiplin mevzuatına göre ilçede görevli ilçe müdürleri ile Müdür Yardımcıları hakkında soruşturma onayları,
10. Kamu konutlarını yasa dışı işgal edenlerle ilgili zorla boşaltma kararlarına ilişkin onaylar,
11. İdari para cezaları kararları ile ilgili onaylar,
12. İl dışı taşıt görevlendirmeleri ile personel görevlendirme onayları,
13. D.M.K. 104. maddesinin (c) bendine göre verilecek mazeret izinleri,
14. Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü yazılar.

 İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI ONAY VE YAZILAR:

1. Kaymakam tarafından görülmesine gerek olmayan ve yürütme konusu olmayan rutin işlerle ilgili dilekçelerin havalesi; aynı nitelikte elden takip edilen günlük rutin özellikli evrak havaleleri,
2. Kaymakam adına 3091 sayılı Kanun’un uygulamasıyla ilgili her türlü yazışmalar,
3. Kaymakam adına muhtarların imza tasdik onayları,
4. Kaymakam adına muhtarlarının izin yazıları,
5. Kaymakam adına muhtarlarının adına düzenlenen belge yazıları,
6. Yüksekokul öğrencilerinin kredi almak için müracaat etmeleri üzerine anne ve babasının mesleği ve ekonomik durumunun incelenmesi ile ilgili belgeleri Kaymakam adına imzalamak,
7. Kaymakam’ın herhangi bir şekilde İlçe’de bulunmadığı ve vekâlet bırakmadığı durumlarda çok acil yazıların gelmesi halinde gecikmeye sebebiyet vermemek için durum İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından derhal ilgili daireye intikal ettirilir. Gereğinin ifası gecikmeden sağlanır ve konu en kısa yoldan Kaymakam’a sunulur.
8. Apostil tasdik işlemleri
9. 5352 Sayılı Adli sicil Kanununun 8. Maddesi gereğince, Adli sicil belgelerinin imzalanması.

 BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR, ONAYLAR:

1. 1. Kaymakamın onayından geçmiş işlem ve kararların alt birimlere ve muhatabına gönderilmesi veya tebliğine ilişkin yazıların imzalanması,
   2. İlçe Müdürlükleri-Birim Amirleri arasında emir niteliği taşımayan bilgi alıp vermeyi öngören yazılar,
   3. Bir işlemin veya dosyanın tamamlanması veya sonlandırılması için belge veya bilgi istenmesi yazıları,
   4. Personel derece-kademe terfi onaylarının ilgililere duyurulmasına ilişkin yazılar,
   5. Maiyetindeki çalışan personelin yıllık izinleri ve hastalık izni onayları,
   6. Hizmet aracı bulunan kurumlar için İlçe mülki sınırları ile İl merkez sınırları içinde taşıt ve personel görev onayları.
   7. Kolluk Amirlerince birimler arası personel görevlendirilmesine dair onaylar.
   8. Kolluk amirlerince devlet memuru olacakların güvenlik soruşturmasına ait yazılar.
   9. Kolluk amirlerince yivsiz av tüfeği ruhsatı ile ilgili tüm yazışmalar.
   10.  İlçe Emniyet Müdürlüğü personellerinin çalışma saatleri (çalışma sistemleri) İlçe Emniyet Müdürünce düzenlenecektir.

8- UYGULAMAYA İLİŞKİN DİĞER HÜKÜMLER:

1. İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.
2. İlçede kuruluşu bulunmayan kamu kurum ve kuruluşlarına ait görevler Kaymakamın takdirine göre konuya en yakın İlçe Birim Amiri tarafından yürütülecektir.
3. İlçe İdare Şube Başkan Yardımcılarına yetki devri gerektiği hallerde bu görevliler için Kaymakamlık Makamına müracaat edilecek, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünden alınacak onayla uygun bulunursa yetki verilebilecektir.
4. İçişleri Birim Amirleri mevzuata uygun olarak hazırlayacakları iş ve görev bölümünü gösterir yönergelerini Kaymakamın onayını takiben uygulamaya koyacaklardır. Diğer daireler de benzer şekilde iş ve görev bölümü yönergelerini hazırlayarak birimlerinde uygulamaya koyacaklardır.
5. Bu Yönerge bütün memurlara imza karşılığında okutulacak ve yönergenin bir örneği her birimde her zaman başvurmaya hazır şekilde bulundurulacaktır.

 GELEN YAZILAR VE EVRAK HAVALESİ:

1- Çok Gizli, Gizli, Kişiye Özel, Acele ve Kaymakam adına gelen yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılmadan Kaymakama sunulacaktır. Söz konusu yazılar Kaymakam tarafından havale edildikten sonra İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce kaydı sağlanarak ilgili birimlere-kuruluşlara gönderilecektir.

2- Kaymakamlık Makamına gelen diğer bütün evrak ve yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından açılarak, gideceği yer yazıldıktan sonra kaydı yapılacak ve havale için Kaymakama takdim edilecektir.

 GİDEN YAZILAR:

1. Kaymakam veya Kaymakam Adına Birim Amirleri ile İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından imzalanıp gönderilecek yazılar ile tüm 02.02.2015 tarihli Resmi gazetede yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” te belirtilen hususlara uyulacaktır.
2. Yazıların “Türkçe dil bilgisi” kurallarına uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak yansıtılması zorunludur.
3. Kaymakam adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak yazılarda yazının sağ alt köşesine yazıyı imzalayanın adı ve soyadı yazıldıktan sonra altına “Kaymakam a.” ibaresi konulacak, bunun altına da memuriyet unvanı yazılacaktır.
4. Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır.
5. Yazılar ekleri ve varsa öncesine ait dosyası ile birlikte imzaya sunulacaktır.
6. Yazılar, evrakı yazandan başlayarak en üst amire kadar paraf edilecektir.
7. Gizlilik dereceli bilgi alma ve verme yazıları Kaymakam imzası ile yapılacaktır.

9- RESMİ YAZIŞMA USÜLLERİ

2 Şubat 2015 tarih ve 29255 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik gereğince hazırlanmıştır.

10- YÖNERGEDE BELİRTİLMEYEN HUSUSLAR

Bu yönergede hüküm bulunmayan veya tereddüt edilen durumlarda Yerköy Kaymakamı emrine göre hareket edilir.

11- YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA

19/09/2019  tarihli Yerköy Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.

12- YÜRÜTME

Bu Yönerge 07/08/2020 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

Bu yönerge hükümlerini Yerköy Kaymakamı yürütür.

Mustafa KARACA

     Kaymakam